Reunião em inglês: 6 dicas para arrasar

Saiba como conduzir uma reunião em inglês e feche negócios importantes!

Uma reunião em inglês bem conduzida, com argumentos embasados e clareza na transmissão de ideias, pode ser a chave para o fechamento de negócios importantes nas corporações. 

Para concretizar essa meta, é importante fazer um planejamento com a estruturação prévia das ideias a serem abordadas, elaborar um roteiro, saber expressões na ponta da língua e praticar bastante o vocabulário. 

Neste conteúdo, vamos mostrar essas e outras dicas que são aliadas nessa tarefa. Continue a leitura!

Faça uma abertura objetiva

A primeira impressão é a que fica, então, capriche! Brincadeiras à parte, é interessante ter em mente que a abordagem é o mais importante na condução de uma reunião. 

Por isso, para iniciá-la, é preciso ter um objetivo definido. Identifique qual seria o seu interesse inicial. A ideia é apresentar um tema a outra pessoa? Ou seria estabelecer um momento de troca de informações cotidianas entre a equipe?

Quando a reunião tem foco especialmente profissional, essas são perguntas que ajudam a definir o tom da sua reunião.

Isso porque pode existir uma forma específica para iniciar a abordagem de cada objetivo. Esse passo é o responsável por prender a atenção das pessoas presentes no encontro. 

Assim, depois dos “greetings”, ou seja, dos cumprimentos iniciais, tais como “hello” (olá), “hi” (oi), “good morning” (bom dia) e “good afternoon” (boa tarde), é a hora de introduzir a sua fala na reunião. 

“I’d like to start by” (eu gostaria de começar…) é uma boa opção para o início da apresentação, geralmente para introduzir um tema ou falar sobre uma informação relevante antes de realmente dar o start na reunião. 

Trace um roteiro

Sabe aquele branco ou os espaços de silêncios que podem surgir durante uma apresentação? Para evitá-los – e, consequentemente, se livrar do constrangimento que pode ficar no ar –, uma dica é preparar tudo o que você vai falar antes do momento da reunião.

Essa ideia pode ser ainda mais útil para quem não tem muita segurança na língua inglesa. Durante essa etapa, liste todos os tópicos que precisam ser discutidos e anote pontos a serem abordados. 

Fazer um roteiro pode ajudar o profissional a organizar melhor os dados e informações a serem repassados. Assim, fica mais fácil também descobrir qual é a melhor maneira de apresentá-los. 

Conforme os tópicos são listados, é possível pensar sobre sua posição em relação aos temas e elaborar um rascunho em inglês para direcionar a reunião. 

Para te auxiliar nesse processo, responda às seguintes perguntas:

• Quem vai participar da reunião?
• Ela deve ser formal ou informal?
• Quantas pessoas participarão?
• Quanto tempo você tem e quanto pretende usar com a apresentação?
• Que mensagem deseja transmitir?

Caso precise improvisar, tenha algumas frases prontas na ponta da língua para dinamizar eventuais momentos mais desconfortáveis. Mas, lembre-se, nada de decorar! Estude o material que preparou e vá confiante. 

Use uma linguagem direta e educada

Reuniões costumam ser encontros importantes, com objetivos definidos e assuntos que precisam ser discutidos entre os membros do time. Com isso em mente, estabeleça sempre uma linguagem clara, direta e educada. 

No ambiente corporativo, as pessoas costumam estar sempre com os prazos apertados e diversas atividades a serem realizadas. A clareza e a postura direta vão poupar tempo e otimizar o momento de conversa entre os demais participantes.

A expressão em inglês “that’s to say” (ou seja), por exemplo, é muito usada para explicar um conceito ou situação de forma mais sucinta. 

Já a escolha de palavras e expressões educadas é fundamental para estabelecer uma comunicação acolhedora e gentil – o que faz toda a diferença para que o trabalho em equipe possa fluir.

Incrementar os estudos de inglês para negócios é uma ótima pedida para estar preparado nas reuniões e saber qual estilo de linguagem, termos e expressões mais adequadas a cada situação. 

Treine a pronúncia e o vocabulário do tema

Um dos medos mais comuns em relação às reuniões e apresentações em inglês é o de não ser compreendido – ou, até mesmo, de não entender o que a outra pessoa está falando. Assim, seja por conta de palavras e expressões desconhecidas ou sotaques específicos, o receio de travar durante a reunião existe.

É por isso que praticar a pronúncia e treinar o vocabulário do tema a ser trabalhado compõem um preparo crucial para uma apresentação assertiva e de sucesso.

Caso você ache que o seu inglês esteja um pouco enferrujado, por exemplo, vale praticar alguns exercícios antes da reunião. Confira algumas dicas:

• Assista filmes e séries no idioma, sem legenda, caso seu inglês seja mais avançado;
• Escute podcasts educativos para se acostumar com a pronúncia e com a escuta;
• Converse com colegas e amigos fluentes na língua para praticar.

Agora, se você faz uma mentoria em inglês ou tem aulas com um professor particular, combine com o seu mentor de estudar materiais e termos que tenham a ver com a sua área. 

Dessa maneira, vocês podem combinar de reservar alguns momentos para tirar dúvidas, praticar a conversação e diminuir o nervosismo antes da hora do bate-papo. 

Você também pode mostrar as frases que formulou para conferir se elas estão com a grafia e a pronúncia corretas. 

Escute seus colegas

Por mais que toda reunião conte com uma ou mais pessoas para conduzi-la, esta é uma atividade coletiva. Sendo assim, é essencial escutar os colegas presentes.

Algumas expressões que podem ser usadas para passar a palavra aos colegas são:

• “If you have anything to add” (se tiver algo a acrescentar): geralmente seguido de “please let me know”, algo como ‘é só falar’. 
• “I’d like to invite” (eu gostaria de convidar): usado quando a intenção é pedir para alguém falar. 

No mais, deixe claro que aquele é um ambiente aberto para a escuta e a troca de ideias. Não esqueça, porém, de delimitar momentos específicos para esse debate. Assim, a fluidez da reunião é mantida por meio da organização. 

Finalize a reunião sem deixar dúvidas

Deixe claro que a sua explanação chegou ao fim. Por mais óbvio que isso possa parecer, fechar os pontos abertos é primordial para transmitir uma ideia e conseguir aproveitá-la no momento de dar continuidade ao trabalho. 

Para isso, é importante que a reunião tenha começo, meio e fim. Algumas expressões podem ajudar a deixar claro que a apresentação está chegando ao fim. 

Alguns exemplos incluem: “to sum up” (para resumir) e “last but not least” (por último, mas não menos importante).

Mentoria para inglês corporativo na Ruby Academy

Agora que você já sabe o que fazer para arrasar na reunião em inglês, é a hora de se preparar para esse e outros momentos. 

A Ruby Academy tem diversas opções de cursos e mentoria para você se destacar no inglês corporativo.

Essas são opções para quem deseja um progresso assertivo durante a preparação para apresentações e reuniões, já que o aprendizado é direcionado e especializado.

Para mais dicas de inglês, acesse o nosso blog.